0.99 Mb.Название страница4/5Дата24.03.2012Размер0.99 Mb.Тип Смотрите также: 4 Передал _________ дел и ________ регистрационно-контрольных картотек к документам. (цифрами и прописью)Наименование должности сотрудника структурного подразделения подпись Расшифровка подписи ДатаПринял _________ дел и ________ регистрационно-контрольных картотек к документам. (цифрами и прописью) Наименование должности работника архива предприятия подпись Расшифровка подписи Дата^ Образец Описи дел структурного подразделения для передачи в архивНа основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреж-дения. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив органи-зации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их , и соответствие количества дел, включенных в (структурного под-разделения), количеству дел, заведенных в соответствии с организа-ции. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работ-ники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись. 6.2.2. Формы использования документов из архивного фонда организации Действующим нормативным правовым актом, устанавливающим правовые аспекты хранения документов в Российской Федерации и прав собственности на них, является Федеральный закон от 22.10.2004 ЂЂЂ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федера-ции». Он регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов, не только входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, но и других архивных документов, независимо от их форм собственности. Данный закон устанавливает ведение единых правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от того, где они образовались. Это положение обязывает все юридические лица, независимо от формы их собственности и собственности документов, находящихся на хранении в их архивах, исполнять разработанные специально уполномоченным федеральным органом Российской Федерации в области архивного дела нормативные правовые акты по этим вопросам. Любое юридическое лицо или граждане, занимающиеся коммерческой деятель-ностью, обязаны предоставить заявителю архивные справки или копии архивных доку-ментов, подтверждающих их место работы, стаж, заработную плату и иные сведения, связанные с социальной защитой граждан, без взимания какой-либо оплаты за предоставленную информацию (ч. 3 ст. 26). По Российскому законодательству правильно и полностью оформдленные архивные справки и их содержание , копии, хранящиеся в ведомственных и государственных архивах можно оспорить только в судебном порядке. ^ Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение (подтверждение) об имеющихся в архивных документах сведениях, относящихся к предмету запроса, с обязательным указанием поисковых данных (ЂЂЂ описи, ЂЂЂ дела, ЂЂЂЂЂЂ листов). Архивные справки составляются обязательно на офисных бланках (предпочтитель-но общих), с обозначением названия «Архивная справка». Архивные справки составляю-тся только на основе подлинников или заверенных копий документов. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организа-ций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения. Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива и оговариваются в справке «так в тексте». Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, должны оговариваться словами «так в документе». Допускается приводить в справке выдержки (выписки) из документов, заключая их в кавычки. Использование незаверенных копий должно быть обязательно оговорено в тексте словами «незаверенная копия». Вторичные информационные документы, такие как листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, не могут служить основанием для выдачи архивной справки. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на рснове имеющихся в офисе служебных печатных материалов, например ведомственного телефонного справочника. Архивная справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руко-водителем организации и заверяется печатью (при наличии - гербовой), к справке при необходимости прилагаются копии документов и выписки из подлинников. При состав-лении справки на нескольких листах должен заверяться каждый ее лист. П
Хранение документов оперативное хранение документов - страница 4
Комментариев нет:
Отправить комментарий